役員の変更登記をしたい

役員の変更登記とは

株式会社の役員(取締役、監査役、会計参与)変更登記は、役員が任期満了、新たに就任、解任、死亡したときなどに、登記された事項の変更を会社の本店所在地を管轄する法務局に申請する手続きのことです。役員変更登記は、変更が生じた日から2週間以内にしなければならないと会社法には規定されています。具体的に変更が生じた日とは、役員が就任や退任した日、死亡した日などを指します。

その他、会社の取締役、監査役、会計参与に就任されると氏名が登記され、代表取締役に就任すると氏名及び住所が登記されます。その後、さまざまな事由で役員の氏名や住所に変更が生じた場合にも、その旨の登記手続きをしなければなりません。

例えば、株式会社の取締役や代表取締役である方が結婚をしたり、養子縁組をしたりして氏が変更したとしましょう。このようなとき、取締役や代表取締役の氏名変更の登記をします。それから、代表取締役が、就任後に転居して住所が変わった場合にも、住所変更の登記が必要です。

役員が新たに就任したり、辞任した場合には基本的に役員の変更登記を忘れてしまうことはあまりないでしょう。しかし任期満了による退任、役員の住所や氏名が変更になったときにはその登記手続きをしないままにしてしまうことが多いです。

役員の住所や氏名が変更になった場合にも、その旨の変更登記をしないと過料に命じられる可能性があります。会社の登記事項に変更が生じたとき、2週間以内に本店所在地においてその変更登記をしなければなりません。(会社法915条1項)役員の住所や氏名も会社の登記事項に含まれます。もし、上記の変更登記をしないと、100万円以下の過料に処すると法律で定められているため注意が必要です。(会社法976条)

役員の任期について

役員変更登記の原因で最も多いのが、任期満了による「重任」や「退任」登記です。会社法の規定では任期は以下のとおりとなっています。

  取締役 監査役 会計参与
任期 2年 4年 2年

非公開会社では、定款に定めることによって、役員の任期を以下のとおり伸長することが可能です。

  取締役 監査役 会計参与
任期 10年 10年 10年

つまり、身内だけの同族会社で役員の変更が生じることが少ない会社でも10年経過すると役員の変更登記は必ず手続きする必要があります。

役員変更登記の必要書類

役員変更登記の必要書類は、取締役会設置会社の有無により異なってきますが、代表的なものとして以下のような書類が必要となってきます。

取締役会非設置会社

●株主総会議事録(役員の選任決議をしたもの)

●就任承諾書

●取締役の印鑑証明書

●本人確認証明書※

取締役会設置会社

●株主総会議事録(役員の選任決議をしたもの)

●取締役会議事録(代表取締役の選任決議をしたもの)

●就任承諾書

●代表取締役の印鑑証明書

●本人確認証明書※

その他、役員が死亡した場合には「死亡届」や辞任した場合には「辞任届」などが別途必要となってきます。

※本人確認証明書

新たに就任した役員(取締役、監査役)がいる場合には、当該役員の本人確認証明書が必要となります。ただし、就任に際し印鑑証明書を添付する場合には、本人確認証明書の添付は不要です。

本人確認証明書には以下のようなものが該当します。

●運転免許証

●住民票

●住民基本台帳カード

●在留カード など

 

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